きわめて事務的に

会計、名簿管理、発送業務、保険、事業の企画立案→募集→実施、ニューズレターネタ集め・作成→発送、総会・応援団パーティー等、事務局が関わる仕事はたくさんあります。いずれもきわめて事務的に処理出来ればいいのでしょうが、なかなかそうできません。正確には私がそうできないだけかもしれません。
例えば、活動募集をした際の問い合わせの場合。会員さん向けには月１回の案内でお知らせしています。ありギリスは説明会参加を義務づけているため、会員さんであっても説明会に参加した上で活動に参加していただくようにしています。が、説明会が終わって、会員さんから「まだ大丈夫でですか？」と問い合わせがあった場合。普段参加しているNESの活動と大差ない場合は、資料を配布し、電話等で説明をし、活動内容の共有をし、危険シミュレーションを共有し、１回だけは目をつぶるようにしています。説明会後に新規で問い合わせがあった場合。人数に余裕がある場合は、会って話ができる状況を作っています。お話しするのは上記と同じ。子どももスタッフも沢山参加があった方が活動も面白いし、新規で参加があった場合は裾野が広がって行きます。でも、会員さんで２回目、３回目・・・説明会後に「まだ大丈夫ですか？」と問い合わせがあった場合、人数に余裕があってもお断りする場合があります。ナーナーになるとお互いによくないからです。これはあくまで私の判断基準。活動マスターに判断を委ねることも勿論あります。
例えば・・・ニューズレターは休刊中なので何かのネタ集めの場合。一応発送時期を想定してそこから逆算して色んな締め切りを作って行きます。発送←印刷・封筒詰め←校正←レイアウト←ネタ集め締め切り←編集会議。大まかにはこんな感じでしょうか？活動の感想文、締め切り日までに全員が集まったためしがない。ということで、それを想定した上で締め切り日を決めて、出していない人に催促をします。どうしても間に合わなかった場合は別の人に原稿をお願いしたり、別の内容に差し替えたり、遅れて出した人の分は使わなかったりすることももちろんあります。でも、遅れてでもせっかくかいてくれたのだから、可能な場合はなんとか押し込みたいと思ったりする訳です。
名簿管理の場合。会費を払っていない人は自動的に抹消して、葉書も出さないというのがきわめて事務的な処理だと思います。が、１年くらいは、毎月でなくとも何となく出している感じです。きっちり会員登録して会費も支払っていただいている方にはちょっと申し訳ないのですが、案外そういうグレーゾーンの方が「やっぱりまた参加したい！」と意思表示があることもしばしば。あと、何年かたってひょっこり夏休みの案内を出してみると「過去参加した本人はもう高校生だけど、弟が（妹が）参加したいと言ってます」という反応もあります。
これはほんの一部。原則は原則で外さず、活動に興味関心を持っていただいた方と繋がって行けたら・・・と思います。言い訳になるけど、ちびっこがいて専従としてしっかり動けず、少ないコアスタッフでやってる分行き届かないところもあったりしてもどかしさを感じるところも正直あるけど、「改善点」「問題点」はしっかり課題として受け止め、今後に活かしていかねばですね。出来るだけ（ドライで）事務的な対応で。