共有や引き継ぎは難しい
変更手続き
昨日某市民センターへ。通常福岡市NPO・ボランティアセンター あすみんを利用しているため、市民センターを利用することは滅多にありません。久々にセンターを利用した際に住所変更・引き落とし口座の変更など手続きをしていなかったことを思い出し、資料を頂き、必要書類と提出方法を確認し、持参しました。そしたら
- 銀行からの承認印をもらってこなければならない
- 所属メンバー全員の住所、氏名、生年月日の提出が必要
- （伝え忘れて電話で）銀行で支払いを済ませた納付書を再度センターに提出
と言う補足事項を知らされました。聞ーてないよー（笑）！ ただ、所属メンバー全員の名簿と生年月日の提出には納得できず、お断りしました。以前は会員さん全部に生年月日も書いて提出してもらっていましたが、もし本名と生年月日が一緒に漏れれば色々面倒なことに使われやすいし、今年度からは怪我をして保険手続きが必要になった時にのみ教えていただくようにした経緯があったからです。センターは市役所からの通達が来ているらしく、同じ構成メンバーで複数団体を作って、抽選になった場合の当選確率を上げるための偽装工作をしている団体があるから、名簿の提出を義務づけているとのこと。・・・いろいろあるんですね。理事のみの情報を提出するということでご理解頂きました。手続き1回で済ませたかったから事前に確認したのに漏れたタスクの方が沢山・・・。こちらも引っ越した時点ですぐに手続きをしてなかったという落ち度もあるし。
で、本日気を取り直してセンター再訪。提出した1枚の書類を3人掛かりでチェックして、あちこち電話をかけて確認作業をし、また聞いてなかったアンケートを記入して、確認していただき帰ってきました。・・・そしたら「先ほどはありがとうございました。アンケートで記入頂いた内容について確認したいことがありますので、またお電話します」とのこと。アンケートも3人がかりで確認してるのになんで漏れるのよ！とイライラを隠せないまま電話をしてしまいましたm(__)m 参加費ありにチェックをしていたのだけど、
- 参加費はいくらですか？
- 500円程度から5万円までまちまちです→先方も困惑している様子→保留で確認
- 金額の幅が大きい理由は？
- 日帰り、長期宿泊、近場、遠方で金額が変わる→保留で確認
- 前回は子どもも来ていたがどういう立場か？
- 会員、会員外とバラバラ。活動に参加するかどうか判断するための説明会→保留で確認
- 会場を使用する目的は？
- アンケートに書いた通り総会、会議、説明会のいずれかです。
という説明で一件落着？センターの窓口にいらした方も市の職員ではないため、ミスのないようひとつひとつ確認してタスクを完了していかねばならず、大変なんだろうけど、もう少し効率よく仕事ができんものかとブツブツいいつつ、仕事をしました。
オフィスアワー
そんなイライラか〜ら〜の〜オフィスアワー。産休・育児休暇中もHPの更新作業は継続して行いたいので、今日来てくれるJr.たちにお願いしようと思い、操作マニュアルを作成してもらいました。
素人向けの分かりやすいマニュアル完成！それを見ながら操作してもらったのですが・・・
- 「事業報告書」とHPの「活動報告」フォーマットが統一されていない
- 事務的に更新作業だけを依頼するのであればハードルが高い
- 事業報告書を読み込まないと書けない
- 事務局長だからかけるネタが多すぎる
- 事務的に処理（up）してもらうためには工夫が必要
- そもそもいらない項目がありそう
- 参加人数
- NESは通年固定メンバーだけど、子どもの欠席や参加するスタッフの増減もあるため、正確な参加人数の記録を残すのが難しい場合がある
- テーマ活動は1回完結の活動であるため、確定名簿が残りやすい
- 親子参加の活動もあるので、書き方の統一が難しい
- 「web名簿と相違無し」と記入しても、web名簿の管理・入力は事務局長。仕事を振るJr.は（現時点で）IDがない。
- パソコン操作自体が不慣れなため、基本的な操作で躓いている。
- マニュアル自体も若干改善が必要
などなど、1回やってみただけで、沢山の課題が見えてきました。
それでも以前に比べると、いろんなところが「見える化」されては来ているのですが、まだまだ「事務局長の頭の中だけで無意識にやっているタスク」が山ほどあることを再認識しました。それらを如何に共有認識して、仕事分担していけるかが団体としての大きな課題となりそうです。動けるうちに問題が見えてよかったです。改善できるところはすぐに改良して、次回のオフィスアワーでやってみたいと思います。
ふと我に返り・・・午前中あんなにイライラしれいたけど、よそ様のことなんて言えない状況だと恥ずかしくなってしまいました。ごめんなさい。
サプライズケーキ
一足早く、お誕生日のケーキを頂きました。ありがとうございました。
この写真を見ると全く仕事をしていないように見えますが、
- HP活動報告アップ
- チクサク写真選び
をしてもらいました。「たまりば」ではあるのですが、「しごとば」でもあって欲しく（笑）、そのためには私自身が仕事の棚卸しと整理をしっかりと行ない、「いつまでに何をどうして欲しいか」ゴールをしっかりと伝えることが必要。日々精進ですな。
